Aufgaben abgeben – Wann solltest du anfangen und Hilfe organisieren?

In der Theorie: jetzt!

Ganz im Ernst: Hätte ich gewusst was für eine riesige Erleichterung das ist, was für ein gutes Gefühl es ist, jemanden einzustellen der mir Arbeit abnimmt – ich hätte es schon viel früher gemacht.

Aufgaben abgeben für mehr Zeit

Ich habe meine Assistentin Lene im Spätsommer auf 450€ Basis eingestellt. Sie ist eine enorme Hilfe, obwohl ich sogar fast noch mehr gebrauchen könnte. Aber von vorn…

Meine erste Zeitersparnis…

… war meine Agentin. Alle Jobs, die ich rein bekomme, gebe ich zu ihr rüber, sodass sie die Verhandlungen in Sachen Vertrag und Vergütung abnimmt. Das spart mir enorm viel Zeit und hält den Kopf frei von Verhandlungsgesprächen, usw.

Dann kam mein Büro und damit DER Wandel schlechthin. Binnen einer Woche habe ich Lene auf 450€ Basis eingestellt, habe mir einen Steuerberater gesucht und eine Reinigungskraft für Zuhause. Ja, eine Reinigungskraft kann auch dazu gehören, um mehr Zeit zu haben. Wie viele Stunden spart es euch denn, wenn ihr nicht ständig putzen müsst? Mal abgesehen von dem schlechten Gewissen, das man ja eigentlich mal wieder wischen müsste. Oder überhaupt mal wischen sollte. Das entspannt ungemein, wenn einem das abgenommen wird.

Der Steuerberater macht quasi alles. Von der Umsatzsteuer, über Lohnsteuerabrechnung für Lene, bis hin zur Einkommensteuer. Ein Traum. Auch das hat vorher Nerven und vor allem Zeit gekostet. Fast elf Jahre lang habe ich es alleine gemacht. Was auch okay war. Aber so langsam wird die Buchhaltung etwas komplizierter und da bin ich heilfroh, dass ich jemanden habe der sich damit auskennt und dem ich auch mal doofe Fragen stellen kann.

Aber die größte Erleichterung ist und bleibt meine Assistentin. Sie ist 1-2 Mal die Woche für 6 Stunden da. Zu Beginn dachte ich „Owei, mal sehen, ob ich auf Dauer genug für sie zu tun habe.” Aber glaubt mir, einmal angefangen kommt immer mehr, was man eigentlich abgeben könnte. Was man nicht unbedingt selber machen muss.

Wann sollte ich einstellen?

Kennst du das? Du hast tausend Projekt-Ideen, möchtest eigentlich noch bloggen, Newsletter schreiben, usw. Aber was machst du zuerst? Was hat Priorität? Multitasking macht einen nicht schneller, sondern langsamer.

Ich wusste, ich brauche Hilfe, hatte dabei aber keine Ahnung WAS genau mir eine Assistentin denn eigentlich abnehmen könnte.

Welche Aufgaben kannst du an eine Mitarbeiterin abgeben?

Ich habe mir einen Zettel neben den Rechner gelegt und immer wenn ich etwas gemacht habe, bei dem ich mir dachte, dass MUSS ich nicht wirklich selber machen, habe ich es aufgeschrieben. Das kann PDFs erstellen für meinen Onlinekurs sein, Rechnungen schreiben, Emails beantworten, Facebook Profile neuer Mitglieder-Anfragen in unserer Gruppe checken, Social Media Images erstellen usw.

Es summiert sich mit der Zeit. Glaube mir. Egal was du machst. Es gibt immer etwas, das man abgeben kann. Und klar, du musst auch lernen, dass Arbeit abgeben etwas Gutes ist. Wir können vieles selber. Aber müssen wir es deswegen auch selber machen? Kannst du deine Zeit vielleicht besser nutzen, als z.B. Recherche für irgendein Projekt zu betreiben?

Du hast also früher oder später deine Liste mit To Dos die jemand anderes erledigen könnte.
Weiter unten kannst du dir ein PDF herunterladen, dass dir bei der Liste helfen wird und reflektiert, warum outsourcen so einen positiven Effekt haben kann.

Dann musst du dich fragen: möchtest du jemanden einstellen? Vielleicht auch erst auf 450€ Basis? Oder wenn das Geld noch nicht da ist oder auch einfach noch nicht genügend Aufgaben vorhanden sind, dann kannst du auch jemanden auf Stundenbasis buchen. Sogenannte virtuelle Assistenten/Virtual Assistants.

Wie findet man Angestellte?

Es gibt viele Plattformen im Internet für virtuelle Assistenten, aber auch wenn man googelt, findet man viele, die eigene Websites für ihr Unternehmen haben. Meine neueste virtuelle Assistentin ist übrigens Lisa Gebler. Ein Goldstück, das ich nur jedem empfehlen kann, der auch jemanden sucht. Achtung Lisa, jetzt kommen Mails 😉

Nicht ich habe sie gefunden, sondern eigentlich hat Lene sie entdeckt, als Lisa die Mitgliedschaft in unserer Facebook-Gruppe beantragt hatte. Tadaa. Angeschrieben, geskyped, gebucht. Fertig. Auf Stundenbasis für eine Kleinigkeit erstmal. Was aber definitiv ausgebaut wird.

Meine 450€ Assistenz habe ich gefunden, indem ich auf meiner Facebook-Seite ein Foto von meinem Büro gepostet habe. Darauf zu sehen war der Text „Dein neues Büro?”
Den Beitrag hatte ich nur für Baden-Württemberg sichtbar gemacht, damit ich keine Anfragen nach virtueller Assistenz-Möglichkeit erhalte. Ich wollte jemanden, der auch tatsächlich mal bei mir im Büro sein kann. Durch das lokale eingrenzen habe ich mir viele Emails erspart, da alle außerhalb den Beitrag gar nicht erst gesehen haben.

Drei Kandidatinnen hatten sich gemeldet, zwei habe ich zu einem Gespräch zu mir eingeladen und Lene ist es geworden. Ich hatte übrigens noch eine dritte Assistentin. Meine allererste war Helena aus Kolumbien. Wisst ihr, wie ich sie gefunden hatte? Über Periscope. Ja, diese App bevor es Facebook Live gab. Haha. Noch gar nicht so lange her.

Ich hatte einfach nur mal erwähnt, dass ich etwas Hilfe brauchen könnte. Sie hat sich gemeldet, wir haben geskyped und waren uns sofort sympathisch. Sie hat mir dann bei kleineren Aufgaben geholfen. Das ging damals gut, weil ich noch alles auf Englisch gemacht hatte. Leider war die Zusammenarbeit dann nicht mehr möglich, als ich meine gesamte Social Media Kommunikation auf Deutsch umgestellt habe.

Oh, und dann habe ich noch jemanden, die mir ab und an mal Videos schneidet. Sie habe ich über drei Ecken von einer lieben Kollegin weiterempfohlen bekommen. Sie ist Freiberufler und ich bezahle sie pauschal pro Video. Also erzählt auch ruhig jedem, dass ihr jemanden sucht. Ihr wisst nie, wenn der Gegenüber von euch so kennt.

Angestellt oder nicht?

Beides hat Vor- und Nachteile.
Zuerst die Dinge die du beachten musst:

Angestellte auf 450€ Basis haben auch einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Beispiel bei uns: Lene ist 1,5 Tage die Woche da und hat somit sechs bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Außerdem ist es mit den 450€ ist nicht getan. Da kommen die ganzen Sozialabgaben noch obendrauf. Das können schnell mal um die 130€ sein.

Alle Infos zu Minijobber einstellen findet ihr auf der Website der Minijob-Zentrale.

Ein Vorteil ist definitiv, dass sie jede Woche für 1-2 Tage bei mir im Büro ist. Sie hat mittlerweile feste Aufgaben, von denen ich weiß, dass ich sie nicht machen muss. Wenn ich meine Zeit damit verbringe mit einem Kunden zu telefonieren, arbeitet sie neben mir weiter. Es gibt kein besseres Gefühl. Am Ende des Tages hat man doppelt so viel geschafft als wäre man ohne Hilfe.
Und, großer Vorteil, der Stundensatz ist, dadurch das ich ja die Sozialabgaben zahle, nicht so hoch wie bei jemandem, der die Assistenten Rolle freiberuflich ausübt. Ein großer, großer Vorteil!

Der Vorteil bei virtuellen Assistenten ist natürlich, dass man super flexibel ist. Braucht man nur eine Stunde, bucht man nur eine Stunde und bezahlt danach die ausgestellte Rechnung. Fertig. Nur, wie oben schon erwähnt, der Stundensatz ist natürlich entsprechend teurer.

Und jetzt verrate mir doch mal in den Kommentaren hier unten: weißt du auch nicht mehr, wo dir der Kopf steht? Dann solltest du vielleicht mal mit dem Gedanken spielen, jemanden kleinere Aufgaben zu delegieren. Du musst ja nicht gleich jemanden einstellen. Aber hier und da mal ein paar Stunden abgeben kann schon Wunder wirken.

Pin mich