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5 Tools um deine Produktivität im Business zu steigern

Na, wie produktiv arbeitest du? Und wie viele Dinge bringen dein Business wirklich voran? Sprechen wir erst mal darüber, was du generell tun kannst, um produktiver zu arbeiten. Danach machen wir uns an konkrete Tools, die dir im Business dabei helfen deine Produktivität zu steigern und dich bei deinen täglichen Aufgaben unterstützen.

Mehr Produktivität im Alltag

Kennst du diese Tage, an denen du so richtig im Tunnel verschwindest und Texte schreibst, Grafiken erstellst, Mails beantwortest und in vier Stunden gefühlt mehr schaffst, als manchmal in acht? So richtig produktiv eben. Doch das ist oft nicht immer so. Wir springen von einer Aufgaben zur nächsten und arbeiten nicht mehr fokussiert an den Dingen, die uns in unserem Business wirklich voran bringen.

Teilaufgaben erstellen

Das klingt jetzt erst einmal nicht besonders. Doch es ist einfacher den tatsächlichen Workload einer Aufgabe einzuschätzen, wenn du ganz genau weißt, welche Teilaufgaben dazu gehören. Dadurch entsteht gar nicht diese Frustration, wenn du deine Aufgaben nicht geschafft hast. Meist liegt es tatsächlich daran, dass wir uns überschätzen, wie viel wir in einer bestimmten Zeit schaffen können.
Hier siehst du zum Beispiel einen Prozess von uns. So sieht die Erstellung eines Blogposts bei uns im Detail aus.

Aufgaben batchen

Wenn du ganz genau weißt, welche Teilaufgaben alle anstehen, kannst du auch super einzelne Aufgaben batchen, also zusammenfassen. Wenn du Beispielsweise eine Grafik für deinen Blogpost für das Vorschaubild erstellen musst, erstelle auch gleich eine Grafik für Pinterest und Instagram. Du bist ohnehin schon dabei und musst später nicht erneut anfangen. 

In Blöcken arbeiten

Arbeite in Blöcken, zum Beispiel 45 Minuten Blöcke. So kannst du dich selbst ein bisschen besser kontrollieren. Stelle dir am besten einen Timer auf deinem Smartphone. Suche dir gezielt eine Aufgabe mit mehreren Teilaufgaben heraus, die du in den 45 Minuten erledigen möchtest. Stelle dann dein Smartphone auf Flugmodus. Das letzte ist wohl mit eines der wichtigsten Sachen. Keine Benachrichtigungen und keine Ablenkung! 45 Minuten lang. Danach kannst du eine Verschaufpause einlegen. Und damit meine ich eine richtige Pause. Setz dich mal kurz raus mit einer Tasse Kaffee, Tee, Limonade oder was du am liebsten magst. Scroll nicht gleich durch Instagram und beantworte Kommentare – denn auch gehört zu einer deiner Teilaufgaben. 

Nein sagen

Wir nehmen gerne immer neue Aufgaben entgegen, neue Projekte und fangen die unterschiedlichsten Dinge an. Doch weißt du was? Du verlierst deinen Fokus! Hast du dir mal überlegt, was eigentlich dein Ziel ist? Das Ziel deines Business? Das Ziel von Social Media? Lege dich doch mal auf eine Sache fest und arbeite fokussiert daran. Und dann arbeitest du nur an Maßnahmen, die dich deinem Ziel wirklich näher bringen. Sagen wir Community Aufbau. Nimm dir einfach mal 90 Tage Zeit und arbeite nur daran. Was sind davon die Teilaufgaben. Und zu allem anderen, was nicht in dein 90-Tage-Maßnahmenplan passt, sagst du: NEIN!

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Produktivität im Business steigern

Kommen wir jetzt zu den 5 Tools und Programmen, die dich in deinem Business unterstützen können, um produktiver zu arbeiten oder deine Produktivität noch weiter zu steigern.

Process Street – Prozessmanagement Tool

Ohh wir lieben Process Street. Gerade wenn du, wie oben beschrieben beginnst, Teilaufgaben runter zu schreiben ist das ein super Tool, um Prozesse zu etablieren. Du kannst damit dein eigenes Business Handbuch schreiben. Zum einen hast du einen Überblick, welche Aufgaben du zum Beispiel für die Erstellung eines Blogposts jedes Mal machen musst. Du siehst, welche Aufgaben überflüssig sind oder was du vielleicht immer wieder vergisst. Außerdem kannst du sie auch super sortieren, damit du Aufgaben auch gleich batchen kannst. Du erinnerst dich? Du wirst dadurch um einiges produktiver, weil du nicht mehr lange überlegen musst, was du als Nächstes machen musst.

Und das beste? Wenn du beginnst Aufgaben abzugeben, zum Beispiel an eine Virtuelle Assistentin, kannst du ihr einfach den Zugang zu diesem Prozess schicken.

Repurpose.io – Video- und Audiocontent automatisiert an verschiedene Social Media Plattformen verteilen

Wir lieben ja Automatisierungen. Mit Reprupose kannst du dir unheimlich viel Arbeit sparen. Denn das Tool verteilt automatisiert deinen Video- oder Audio Content auf verschiedene Plattformen. Das heißt du kannst deinen Podcast als Video konvertieren lassen und automatisiert auf YouTube posten. Und ja, es gibt Menschen, die hören Podcasts über YouTube! 😉 Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Du kannst dafür ein eigenes Vorschaubild anlegen, welches für jede Folge verwendet wird. Der Titel der Folge wird jedes Mal automatisch ausgetauscht. 

Oder du konvertierst dein Video. Repurpose passt automatisch die Größe zum Beispiel für ein Instagram Post oder eine Story an. Geht’s denn noch einfacher?

Smarter Queue

Bleiben wir doch gleich im Automatisierungs-Modus. Denn genau das schafft dir mehr Zeit und trägt dazu bei, dass du nicht unnötig Zeit verplemperst. Das Tool nennt sich Smarterqueue. Das besondere bei diesem Planungs-Tool ist nicht, dass du es automatisiert posten kannst, das können andere Tools auch. Das besondere ist, dass die eingeplanten Posts „Re-Queued“ werden, also erneut eingeplant werden. Du kannst dir das wie einen Papierstapel vorstellen, bei dem das Blatt, nachdem es gepostet wurde, einfach wieder unter den Papierstapel geschoben wird. In einem Turnus von 3 Monaten (den kannst du selbst einstellen) werden die Posts wiederholt ausgespielt. Du kannst auch verschiedene Kategorien anlegen, wie Blogposts, Inspiration, Tool-Tipps, Gastbeiträge usw., die an bestimmten Tagen gepostet werden, damit zum Beispiel nicht jeden Tag ein Blogpost herauskommt. Wir nutzen das Tool für unsere Facebook-Posts, schau dir das unbedingt mal an! 

Hier siehst du, wie der Postingsplan bei uns aussieht:

Zoom – Videocalls und Webinare

Wir sind hier definitiv Team Zoom, wenn es um Video-Calls geht. Absoluter Pluspunkt ist, dass derjenige, mit dem du den Call hast, ob Einzel- oder in der Gruppe, keinen Account braucht. Um dem Gespräch beizutreten, reicht der Link, den du generierst. Du hast die Möglichkeit ein „Meeting“ oder ein „Webinar“ abzuhalten. Beim Meeting, sieht man sich gegenseitig, beim Webinar sehen nur dich deine Zuschauer. In Zum Thema Produktivität: Du kannst Zoom für deinen Podcast nutzen und das Interview auch als Video aufzeichnen. Du kannst dort Webinare halten und die Aufzeichnung später zur Verfügung stellen oder auch automatisieren.

Slack – Kommunikation im Team oder mit Freelancern

Als Team nutzen wir hier Slack. Slack könnte aber auch eine Möglichkeit für eine Membership oder zur Kommunikation mit deinen Freelancern oder Virtuellen Assistenten sein. Du kannst einzelne „Channels“ erstellen, um zum Beispiel thematische Gespräche vorzusortieren. Wie einen „Buchhaltungs-Channel“, einen „Marketing Channel“ usw. Oder du richtest einen Channel nur für ein bestimmtes Projekt mit den Personen ein, die an dem Projekt mitwirken. Dadurch umgehst du, dass du die ganze Zeit auf anderen Messaging Tools hin und her springst und vielleicht die Antwort auf eine bestimmte Thematik nicht mehr wieder findest. 

Die Channels können auch einzelnen Personen freigegeben oder auch nur für dich sichtbar gemacht werden. Es ist also ein super Tool, um während der Kommunikation den Überblick zu behalten. Slack hat außerdem inzwischen einige Anbindungen an verschiedene Tools, wodurch du dir auch automatisiert Benachrichtigungen schicken lassen kann. Zum Beispiel, wenn jemand deine Umfrage ausgefüllt hat.

So, das war’s. Hast du noch weitere Tipps für mehr Produktivität? Egal, ob im Alltag oder Business? Her damit, hau’s mal in die Kommentare. 👇🏻Wir sind gespannt. 😍

Links zum Blogpost „Produktivität steigern“

Tools für mehr Produktivität im Business (Werbelinks)

Process.St 

Repurpose.io 

Smarterqueue 

Zoom

Slack

Empfohlene Podcastfolgen:

Mehr Zeit durch Automatisierung

90 Tage Sprints für mehr Fokus

Was soll ich nur posten? 

 

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Wie produktiv arbeitest du wirklich? Wir haben hier 5 Tools für dich am Start die deine Produktivität im Business steigern

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